<!DOCTYPE html PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.01 Transitional//EN">
<html>
<head>
<meta name="generator" content="HTML Tidy for Windows (vers 25 March 2009), see www.w3.org">
<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=utf-8">
<meta name="Generator" content="Microsoft Word 14 (filtered medium)">
<style type="text/css">
<!--
/* Font Definitions */
@font-face
        {font-family:Wingdings;
        panose-1:5 0 0 0 0 0 0 0 0 0;}
@font-face
        {font-family:Wingdings;
        panose-1:5 0 0 0 0 0 0 0 0 0;}
@font-face
        {font-family:Calibri;
        panose-1:2 15 5 2 2 2 4 3 2 4;}
@font-face
        {font-family:Tahoma;
        panose-1:2 11 6 4 3 5 4 4 2 4;}
/* Style Definitions */
p.MsoNormal, li.MsoNormal, div.MsoNormal
        {margin:0in;
        margin-bottom:.0001pt;
        font-size:12.0pt;
        font-family:"Times New Roman","serif";}
a:link, span.MsoHyperlink
        {mso-style-priority:99;
        color:blue;
        text-decoration:underline;}
a:visited, span.MsoHyperlinkFollowed
        {mso-style-priority:99;
        color:purple;
        text-decoration:underline;}
p.MsoAcetate, li.MsoAcetate, div.MsoAcetate
        {mso-style-priority:99;
        mso-style-link:"Balloon Text Char";
        margin:0in;
        margin-bottom:.0001pt;
        font-size:8.0pt;
        font-family:"Tahoma","sans-serif";}
span.BalloonTextChar
        {mso-style-name:"Balloon Text Char";
        mso-style-priority:99;
        mso-style-link:"Balloon Text";
        font-family:"Tahoma","sans-serif";}
span.EmailStyle19
        {mso-style-type:personal-reply;
        font-family:"Calibri","sans-serif";
        color:#1F497D;}
.MsoChpDefault
        {mso-style-type:export-only;}
@page WordSection1
        {size:8.5in 11.0in;
        margin:1.0in 1.0in 1.0in 1.0in;}
div.WordSection1
        {page:WordSection1;}
/* List Definitions */
@list l0
        {mso-list-id:1824152610;
        mso-list-template-ids:-1086832670;}
@list l0:level1
        {mso-level-number-format:bullet;
        mso-level-text:;
        mso-level-tab-stop:.5in;
        mso-level-number-position:left;
        text-indent:-.25in;
        mso-ansi-font-size:10.0pt;
        font-family:Symbol;}
@list l0:level2
        {mso-level-number-format:bullet;
        mso-level-text:o;
        mso-level-tab-stop:1.0in;
        mso-level-number-position:left;
        text-indent:-.25in;
        mso-ansi-font-size:10.0pt;
        font-family:"Courier New";
        mso-bidi-font-family:"Times New Roman";}
@list l0:level3
        {mso-level-number-format:bullet;
        mso-level-text:;
        mso-level-tab-stop:1.5in;
        mso-level-number-position:left;
        text-indent:-.25in;
        mso-ansi-font-size:10.0pt;
        font-family:Wingdings;}
@list l0:level4
        {mso-level-number-format:bullet;
        mso-level-text:;
        mso-level-tab-stop:2.0in;
        mso-level-number-position:left;
        text-indent:-.25in;
        mso-ansi-font-size:10.0pt;
        font-family:Wingdings;}
@list l0:level5
        {mso-level-number-format:bullet;
        mso-level-text:;
        mso-level-tab-stop:2.5in;
        mso-level-number-position:left;
        text-indent:-.25in;
        mso-ansi-font-size:10.0pt;
        font-family:Wingdings;}
@list l0:level6
        {mso-level-number-format:bullet;
        mso-level-text:;
        mso-level-tab-stop:3.0in;
        mso-level-number-position:left;
        text-indent:-.25in;
        mso-ansi-font-size:10.0pt;
        font-family:Wingdings;}
@list l0:level7
        {mso-level-number-format:bullet;
        mso-level-text:;
        mso-level-tab-stop:3.5in;
        mso-level-number-position:left;
        text-indent:-.25in;
        mso-ansi-font-size:10.0pt;
        font-family:Wingdings;}
@list l0:level8
        {mso-level-number-format:bullet;
        mso-level-text:;
        mso-level-tab-stop:4.0in;
        mso-level-number-position:left;
        text-indent:-.25in;
        mso-ansi-font-size:10.0pt;
        font-family:Wingdings;}
@list l0:level9
        {mso-level-number-format:bullet;
        mso-level-text:;
        mso-level-tab-stop:4.5in;
        mso-level-number-position:left;
        text-indent:-.25in;
        mso-ansi-font-size:10.0pt;
        font-family:Wingdings;}
ol
        {margin-bottom:0in;}
ul
        {margin-bottom:0in;}
-->
</style>
<title></title>
</head>
<body>
I agree the merger process is very tricky-- I had workshop proposers reach out to me last year for guidance, they were honestly trying to make their proposed merger work but really needed assistance. In the end it fell apart, unfortunately. Limiting the number would help, and giving the heads up in advance is also a big help. I think if we do limit the number, we need criteria that makes sense and is easy for all levels of proposers (new and old so to speak) to understand, where there are no tough questions as to why one workshop was merged but not another, because that could cause additional strain. I think the more selective we are, the stronger/better the criteria needed just to keep things honest and transparent-- I agree knowing why we are merging and making sure proposers understand is important. Just my thoughts.<br>
<br>
<br>
<br>
Sent with Good (www.good.com)<br>
<br>
<br>
-----Original Message-----<br>
<b>From: </b>Bhatia, Virat [<a href="mailto:virat.bhatia@intl.att.com">virat.bhatia@intl.att.com</a>]<br>
<b>Sent: </b>Wednesday, April 15, 2015 01:00 AM Eastern Standard Time<br>
<b>To: </b>Susan Chalmers; Janis Karklins<br>
<b>Cc: </b>igfmaglist@intgovforum.org<br>
<b>Subject: </b>Re: [IGFmaglist] Workshop evaluation call<br>
<br>
<!--[if gte mso 9]><xml>
<o:shapedefaults v:ext="edit" spidmax="1026" />
</xml><![endif]--><!--[if gte mso 9]><xml>
<o:shapelayout v:ext="edit">
<o:idmap v:ext="edit" data="1" />
</o:shapelayout></xml><![endif]-->
<div class="WordSection1">
<p class="MsoNormal" style='margin-bottom:10.0pt;line-height:115%'><span style='font-size:11.0pt;line-height:115%'>Dear Susan, Subi, Peter and All,</span></p>
<p class="MsoNormal" style='margin-bottom:10.0pt;line-height:115%'><span style='font-size:11.0pt;line-height:115%'>What Susan is suggesting is perhaps the best way to approach mergers, i.e. have a guided process, since our experience in the past, consistent with what Subi has stated, has not been an encouraging one. Left to themselves, there is no incentive for a superior ranked proposal to accommodate a merger.</span></p>
<p class="MsoNormal" style='margin-bottom:10.0pt;line-height:115%'><span style='font-size:11.0pt;line-height:115%'>We end up raising hopes for those who have marginal scores, and after a painful, multi-week process, it falls apart. I have shared Subi’s experiences, including in 2013, as having submitted the highest scoring proposal below the cut-off mark, and yet being rejected on the grounds that “we are discussing 2 different aspects of the same issue”</span></p>
<p class="MsoNormal" style='margin-bottom:10.0pt;line-height:115%'><span style='font-size:11.0pt;line-height:115%'>I would suggest in addition to this guided process, we should limit the number of mergers to no more than 6-8.  Leaving some 15-20 merger options out there will make it overly burdensome on MAG members, in terms of time and effort. And in the end, we must realize that MAG only has “persuasive” abilities - no real authority to get the mergers accomplished.  Thankfully, this year the notice went out informing workshop submitters that mergers are a possibility, so unlike in previous years, a request for merger will not come as a surprise, or be rejected on those lines alone.</span></p>
<p class="MsoNormal" style='margin-bottom:10.0pt;line-height:115%'><span style='font-size:11.0pt;line-height:115%'>In summary, a 2 member MAG guided process, but with a cut off on the number of merger proposals, might yield better results than in the past. </span></p>
<p class="MsoNormal" style='margin-bottom:10.0pt;line-height:115%'><span style='font-size:11.0pt;line-height:115%'>Thanks for your suggestions and efforts. My two penny worth….</span></p>
<p class="MsoNormal" style='line-height:115%'><span style='font-size:11.0pt;line-height:115%'>Regards,</span></p>
<p class="MsoNormal" style='margin-bottom:10.0pt;line-height:115%'><span style='font-size:11.0pt;line-height:115%'>Virat</span></p>
<p class="MsoNormal" style='margin-bottom:10.0pt;line-height:115%'></p>
<p class="MsoNormal"><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1F497D'> </span></p>
<p class="MsoNormal"><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1F497D'> </span></p>
<p class="MsoNormal"><b><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Tahoma","sans-serif"'>From:</span></b> <span style='font-size:10.0pt;font-family:"Tahoma","sans-serif"'>Igfmaglist [mailto:igfmaglist-bounces@intgovforum.org] <b>On Behalf Of</b> Susan Chalmers<br>
<b>Sent:</b> Wednesday, April 15, 2015 9:45 AM<br>
<b>To:</b> Janis Karklins<br>
<b>Cc:</b> igfmaglist@intgovforum.org<br>
<b>Subject:</b> Re: [IGFmaglist] Workshop evaluation call</span></p>
<p class="MsoNormal"> </p>
<div>
<p class="MsoNormal">Dear Chair, Peter, all,</p>
<div>
<p class="MsoNormal"> </p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal">During the our recent workshop evaluation call, we discussed the option of a tickbox for each proposal, that each MAG member can check if they think that the workshop should be considered for a merger. This is a data point that we can use for discussion at the MAG meeting. </p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"> </p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal">Perhaps it would help to first find consensus around what the reasons are for "merging" two workshops. At the next meeting, the MAG could have a fuller discussion on what procedure should follow.</p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"> </p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal">I believe that the MAG wishes to solve a few different problems with the "merger process." </p>
</div>
<div>
<ul type="disc">
<li class="MsoNormal" style='mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto;mso-list:l0 level1 lfo1'>We'd like to be as inclusive as possible, and encourage cross-community collaboration. </li>
<li class="MsoNormal" style='mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto;mso-list:l0 level1 lfo1'>At the same time, we would like to avoid having virtually the same workshop happen twice, though with different people. </li>
<li class="MsoNormal" style='mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto;mso-list:l0 level1 lfo1'>These considerations must be reconciled with the fact that there is limited time, resource, and space</li>
</ul>
<div>
<p class="MsoNormal">I'd be curious to know what everyone else thinks on the above. In any event, if two workshops are asked to collaborate, then that collaboration should be guided either by the Secretariat or by willing MAG members - perhaps a new MAG member and a returning MAG member together, on one proposal. </p>
</div>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"> </p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal">Until we understand why we will be merging workshops, it might make the most sense to separate the "merger" consideration from the scoring of the workshop. If the box is ticked, then the MAG member must remember why, and can have the opportunity to raise the point during the meeting. It would be up to the Chair to determine when the merger discussion should happen during the meeting. </p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"> </p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal">Does that seem like a workable course of action? </p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"> </p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal">Sincerely,</p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal">Susan</p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"> </p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"> </p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"> </p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"> </p>
</div>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><br clear="all"></p>
<div>
<div>
<div>
<div>
<div>
<p class="MsoNormal"><br>
<br>
Susan Chalmers<br>
<a href="mailto:susan@chalmers.associates">susan@chalmers.associates</a><br>
<br>
<b><span style='color:#444444'>CHALMERS</span></b> <span style='color:#444444'>& ASSOCIATES</span><br>
<a href="http://chalmers.associates" target="_blank">http://chalmers.associates</a></p>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>
<p class="MsoNormal"> </p>
<div>
<p class="MsoNormal">On Wed, Apr 15, 2015 at 3:24 PM, <<a href="mailto:karklinsj@gmail.com" target="_blank">karklinsj@gmail.com</a>> wrote:</p>
<div>
<div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>Peter,</span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>Such a statement will put one of the proponents in weak position.</span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>Discussions on merger are not going well. That is fact based on previous experience.</span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>If the statement is sent to both, that puts the Secretariat in weak position as at one point one of two should be selected.</span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>In my view mergers should be handled on case by case basis thru direct contact with proponents.</span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>JK</span></p>
</div>
<div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'> </span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>Sent from Surface</span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'> </span></p>
</div>
</div>
<div style='border:none;border-top:solid #E5E5E5 1.0pt;padding:4.0pt 0in 0in 0in'>
<div>
<p class="MsoNormal"><b><span style='font-family:"Calibri","sans-serif";letter-spacing:.25pt'>From:</span></b><span style='font-family:"Calibri","sans-serif";letter-spacing:.25pt'> <a href="mailto:barrister@chambers.gen.nz" target="_blank">Peter Dengate Thrush</a><br>
<b>Sent:</b> ‎Wednesday‎, ‎April‎ ‎15‎, ‎2015 ‎3‎:‎53‎ ‎AM<br>
<b>To:</b> <a href="mailto:Igfmaglist@intgovforum.org" target="_blank">igfmaglist@intgovforum.org</a></span></p>
</div>
</div>
<div>
<div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'> </span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'> </span></p>
<div>
<blockquote>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>On 15/04/2015, at 4:24 am, Susan Chalmers <<a href="mailto:susan@chalmers.associates" target="_blank">susan@chalmers.associates</a>> wrote:</span></p>
</div>
<p class="MsoNormal"><span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'> </span></p>
<div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'> </span></p>
</div>
</div>
</blockquote>
<p class="MsoNormal"><span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>snip</span></p>
</div>
<div>
<blockquote>
<p class="MsoNormal"><span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'> </span></p>
<div>
<div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>Third, the MAG will have to find agreement on how we wish to handle "merger" workshop proposals. It would be good to start this conversation online, in the lead up to the May meeting.</span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'> </span></p>
</div>
</div>
</div>
</blockquote>
</div>
<p class="MsoNormal"><span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>Sorry to miss the call.</span></p>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'> </span></p>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>I'm not quite sure if there is disagreement about this....</span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>I assume we are talking about competing proposals that each make the grade on the score card.</span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'> </span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>Wouldn't competing proposers get a message from the Secretariat saying: </span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><i><span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>"The proposals from you and X have been considered and found to have potential for inclusion in the IGF programme, but have considerable overlap with each other. </span></i></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'> </span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><i><span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>We invite you to consult with each other ( contact details provided - possibly need to get permission to release these first) to see if a single proposal can be formulated. </span></i></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'> </span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><i><span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>Unless we hear from you by (due date) that one of the proposals has been withdrawn or a single, merged proposal agreed upon, we shall have to decline your proposal. We reserve the right to review any composite proposal for its suitability"</span></i></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'> </span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>Perhaps older hands at this can indicate what the problems areas in this issue are?</span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'> </span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>Thanks</span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'> </span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>Peter</span></p>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>
<p class="MsoNormal" style='margin-bottom:12.0pt'><br>
_______________________________________________<br>
Igfmaglist mailing list<br>
<a href="mailto:Igfmaglist@intgovforum.org">Igfmaglist@intgovforum.org</a><br>
<a href="http://intgovforum.org/mailman/listinfo/igfmaglist_intgovforum.org" target="_blank">http://intgovforum.org/mailman/listinfo/igfmaglist_intgovforum.org</a></p>
</div>
<p class="MsoNormal"> </p>
</div>
</div>
</body>
</html>