<html>
<head>
<style><!--
.hmmessage P
{
margin:0px;
padding:0px
}
body.hmmessage
{
font-size: 12pt;
font-family:Calibri
}
--></style></head>
<body class='hmmessage'><div dir='ltr'>I am hoping that through mergers, we will be able to be more open and receptive to bringing in more proposers.<div><br></div><div>All of the submitters want to attend, and contribute. </div><div><br></div><div>IF the MAG earns a reputation for negativity toward applicants, rather than an accommodating perspective. We must </div><div>make efforts to be inclusive, while maintaining a focus on a high quality IGF.</div><div><br></div><div>BUT, we need to also ensure that we are being the open, and 'place to come'. </div><div>Suggesting we would reject 150 workshops shocks me.</div><div><br></div><div>IF that is the MAG objective, we should stop with welcoming proposals, and write a script that says</div><div>only those who meet MAG criteria need 'enter here'.</div><div><br></div><div>That is not why I am a MAG member.</div><div><br></div><div>NO one who submitted did so thinking that we would casually dismiss their interests.</div><div><br></div><div>SOME will not fit, and some can be merged, and some may fail on sufficiency.</div><div><br></div><div>BUT, to just announce that we will reject 150 of the workshops seems quite negative.</div><div><br></div><div>Of course, our MAG list is posted, so all can see what we discuss, and for me, I hope for as much </div><div>flexibility and openness as we can provide, while achieving a high quality event, focused on the</div><div>main and sub themes, but allowing for some flexibility in Emerging Issues.  </div><div><br></div><div>This is a critical year for inclusiveness.</div><div><br></div><div>Marilyn Cade</div><div><br><br><div><hr id="stopSpelling">Date: Fri, 17 Apr 2015 16:38:38 +1200<br>From: susan@chalmers.associates<br>To: mark.carvell@culture.gov.uk<br>CC: igfmaglist@intgovforum.org<br>Subject: Re: [IGFmaglist] Evaluating workshop proposals - Standardized reasons for scores of 3 or less<br><br>Dear Flávio, Mark,<div><br></div><div>Flávio, I appreciate your approach, thank you kindly for suggesting standardised reasons for workshop proposals that have a score of 3 or less. </div><div><br></div><div>For those workshops which must be respectfully declined - which will be about 150 - proponents will be provided with this feedback.</div><div><br></div><div>These tick box options will exist alongside a free text box, where we can submit additional thoughts on the proposal. Please word your thoughts constructively and compassionately for the proponent.</div><div><br></div><div>Unless there are any strenuous objections, I suggest that we submit these to the Secretariat, so that the IT person can get started on adding these to the website. Is that okay with everyone?</div><div><br></div><div>Mark, in regards to your observation, there are a few "positive discrimination" elements - in favour of developing countries, first time proposers, new session formats - upon which the MAG has found rough consensus. MAG members are asked to reflect these elements in their overall score. These elements are not individually weighted. That is a conversation that the next MAG may wish to entertain.</div><div><br></div><div>Sincere regards,</div><div>Susan </div><div><br></div><div><br></div><br><div><br>On Wednesday, April 15, 2015, Mark Carvell <<a href="mailto:mark.carvell@culture.gov.uk">mark.carvell@culture.gov.uk</a>> wrote:<br><blockquote class="ecxgmail_quote" style="border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex;"><div dir="ltr"><div class="ecxgmail_default" style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;">Dear Flavio</div><div class="ecxgmail_default" style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;"><br></div><div class="ecxgmail_default" style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;">Many thanks. This list captures very effectively and comprehensively the key evaluation criteria so is very helpful and I support. </div><div class="ecxgmail_default" style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;"><br></div><div class="ecxgmail_default" style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;">I have just one query regarding 4 in both lists: I accept that "<span style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px;">first-time proposers are preferred over repeat-proposers" serves to re-fresh active stakeholder participation in the IGF but I hope the intention is not that having previously submitted a proposal should be </span>a decisive negative criterion when comparing with other similar proposals. If it were, we would have to explain that to the applicant.</div><div class="ecxgmail_default" style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;"><br></div><div class="ecxgmail_default" style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;">Kind regards</div><div class="ecxgmail_default" style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;"><br></div><div class="ecxgmail_default" style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;">Mark</div></div><div class="ecxgmail_extra"><br><div class="ecxgmail_quote">On 15 April 2015 at 11:33, Flavio Rech Wagner <span dir="ltr"><<a target="_blank">flavio@inf.ufrgs.br</a>></span> wrote:<br><blockquote class="ecxgmail_quote" style="border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex;">
  
    
  
  <div>
    Dear MAG members<br>
    <br>
    As already mentioned by Susan, I volunteered during the yesterday's
    virtual meeting on workshop evaluation to propose "standardized
    reasons" - kind of "buttons" the evaluators could easily click on -
    for why a proposal received a score of 3 or less. <br>
    <br>
    These reasons would match the "Considerations when Evaluating
    Proposals", which have been already defined by the MAG and are
    copied at the end of this message for your reference. <br>
    <br>
    Based on the "considerations", I suggest that the online evaluation
    form includes two sets of "buttons". The reasons directly match each
    of the considerations.<br>
    <br>
    For each proposal, each evaluator may click on one or more buttons,
    as s/he thinks appropriate. <br>
    <b><br>
      FIRST SET OF REASONS</b><br>
    <br>
    The first set gives reasons that, after aggregation by the
    secretariat, will be sent to the proposers to explain the final
    average scores their proposals received (numbers before the reasons
    correspond to the numbers of the "considerations").<br>
    <br>
    (1) The proposal is either (a) not well thought-through or (b)
    incomplete.<br>
    (2) The proposal is not relevant to Internet Governance.<br>
    (3) The proposal does not include either (a) a list of proposed
    speakers, participating individuals and organizations, or (b) a
    description of how different stakeholder perspectives will be
    represented.<br>
    (5) The workshop description is not consistent with the format
    listed.<br>
    (7) There is no diversity amongst the participants (gender,
    geography, stakeholder group, perspective).<br>
    (9) The description does not clearly specify the Internet Governance
    problem/question/challenge to be addressed during the workshop.<br>
    (10) The proposal does not include a well-considered plan for remote
    participation.<br>
    <br>
    <b>SECOND SET OF REASONS</b><br>
    <br>
    The second set corresponds to reasons that justify the subjective
    score given by the evaluator, in comparison with other proposals,
    but do not necessarily represent a weakness of the proposal, so that
    these reasons do not need to be sent to the proposers:<br>
    <br>
    (4) This is not the first time this individual or organization has
    submitted a workshop proposal to the IGF.<br>
    (6) This is not a proposal for a new format (Break-out Group
    Discussions, Debates, Flash Sessions, Birds of a Feather,
    Roundtables and Other formats are encouraged over the Panel format).<br>
    (8) There is no participation from developing countries.<br>
    <br>
    I am looking for your feedback.<br>
    <br>
    Best<br>
    <br>
    Flavio<br>
    <br>
    ----------<br>
    <br>
    <strong>Considerations when Evaluating Proposals<br>
      <br>
    </strong>from<strong><br>
    </strong><a href="http://www.intgovforum.org/cms/workshop-proposals/mag-workshop-review-and-evaluation-process-for-igf-2015" target="_blank">http://www.intgovforum.org/cms/workshop-proposals/mag-workshop-review-and-evaluation-process-for-igf-2015</a><strong><br>
      <br>
    </strong>
    <p style="padding-left:30px;">1.    Is the proposal well
      thought-through and complete?<br>
      2.    Is the proposal relevant to Internet Governance? <br>
      3.    Does the proposal contain a list of proposed speakers,
      participating individuals and organizations, or a description of
      how different stakeholder perspectives will be represented?<br>
      4.    Is this the first time this individual or organization has
      submitted a workshop proposal to the IGF? (first-time proposers
      are preferred over repeat-proposers),<br>
      5.    Is the Workshop description consistent with the format
      listed (for example, if the format is Debate, then does the
      proposal describe how the debate will be set up, with timings,
      etc.,  indicated, are all sides of the issues represented)?<br>
      6.    Is the proposal for a new format? (Break-out Group
      Discussions, Debates, Flash Sessions, Birds of a Feather,
      Roundtables and Other formats are encouraged over the Panel
      format),<br>
      7.    Is there diversity amongst the participants (gender,
      geography, stakeholder group, perspective)? (as a general matter,
      greater diversity is encouraged),<br>
      8.    Is there developing country participation? (as a general
      matter, developing country participation is encouraged),<br>
      9.    Does the description clearly specify the Internet Governance
      problem/question/challenged to be addressed during the workshop?<br>
      10.    Does the proposal include a well-considered plan for remote
      participation?</p>
    <br>
  </div>

<br>_______________________________________________<br>
Igfmaglist mailing list<br>
<a target="_blank">Igfmaglist@intgovforum.org</a><br>
<a href="http://intgovforum.org/mailman/listinfo/igfmaglist_intgovforum.org" target="_blank">http://intgovforum.org/mailman/listinfo/igfmaglist_intgovforum.org</a><br>
<br></blockquote></div><br><br clear="all"><div><br></div>-- <br><div><div dir="ltr">Mark Carvell<div>Global Internet Governance Policy</div><div>Department for Culture, Media and Sport</div><div><a target="_blank">mark.carvell@culture.gov.uk</a></div><div>tel +44 (0) 20 7211 6062</div></div></div>
</div>
</blockquote></div><br><br>-- <br><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><br><br>Susan Chalmers<br>susan@chalmers.associates<br><br><span style="color:rgb(68,68,68);"><b>CHALMERS</b> & ASSOCIATES</span><br><a href="http://chalmers.associates" target="_blank">http://chalmers.associates</a></div></div></div><br>
<br>_______________________________________________
Igfmaglist mailing list
Igfmaglist@intgovforum.org
http://intgovforum.org/mailman/listinfo/igfmaglist_intgovforum.org</div></div>                                        </div></body>
</html>