<div dir="ltr">Just a heads-up: if you have not gotten access to the online evaluation form, I suggest you follow-up with Carl. I registered on April 13th, but only got access yesterday (some glitch or other, not sure). I should have checked with Carl earlier to straighten this out, instead of waiting not-too-patiently. (Thanks, Carl)<div><br></div><div>Fiona, thanks again for responding to my request for assistance.</div><div><br></div><div>Ginger</div><div><br><div><br></div></div></div><div class="gmail_extra"><br clear="all"><div><div class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div dir="ltr">Ginger (Virginia) Paque</div><div dir="ltr">DiploFoundation<br><div><div style="color:rgb(0,0,0);font-size:13.3333330154419px"><p style="font-family:Helvetica;text-align:-webkit-auto"></p><p style="text-align:-webkit-auto"><i>DiploFoundation upcoming online courses:</i><span style="font-family:Helvetica;text-align:-webkit-auto"> </span><a href="http://www.diplomacy.edu/courses" style="color:rgb(17,85,204);text-align:-webkit-auto" target="_blank">http://www.diplomacy.edu/courses</a></p></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div>
<br><div class="gmail_quote">On Wed, Apr 22, 2015 at 9:01 AM, Virginia Paque <span dir="ltr"><<a href="mailto:virginiap@diplomacy.edu" target="_blank">virginiap@diplomacy.edu</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr">Thanks Susan, and everyone for this valuable thread. Particularly as a new MAG member, I find the workshop evaluation process to be very important, and a bit daunting.<div><br></div><div>Since we have a firm deadline for evaluations, some of us have begun evaluating, using our own Excel / database spreadsheets. </div><div><br></div><div>Did I miss a link or instructions to an online evaluation format that we will use for final evaluations? Can someone please summarise the process we will use? I did attend the evaluation training webinar, but I must have missed this very important practical point.</div><div><br></div><div>Thanks,</div><div>Ginger</div></div><div class="gmail_extra"><br clear="all"><div><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div dir="ltr">Ginger (Virginia) Paque</div><div dir="ltr">DiploFoundation<br><div><div style="color:rgb(0,0,0);font-size:13.3333330154419px"><p style="font-family:Helvetica;text-align:-webkit-auto"></p><p style="text-align:-webkit-auto"><i>DiploFoundation upcoming online courses:</i><span style="font-family:Helvetica;text-align:-webkit-auto"> </span><a href="http://www.diplomacy.edu/courses" style="color:rgb(17,85,204);text-align:-webkit-auto" target="_blank">http://www.diplomacy.edu/courses</a></p></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div><div><div class="h5">
<br><div class="gmail_quote">On Tue, Apr 21, 2015 at 2:53 AM, Susan Chalmers <span dir="ltr"><<a href="mailto:susan@chalmers.associates" target="_blank">susan@chalmers.associates</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr">Greetings all,<div><br></div><div>Many thanks to all who have contributed to the various discussions on workshop feedback and mergers. In terms of the tasks presently before us:</div><div><br></div><div>1. grading workshop proposals, </div><div>2. highlighting them as possible mergers, and </div><div>3. providing feedback for workshops scored lower than three points.... </div><div><br></div><div>thank you to Flavio for providing the 7 standardized reasons for feedback.</div><div><br></div><div>To clarify, last year MAG members were asked to provide personalized, written feedback for all workshop proposals they scored 3 or below. For those who did it, this was incredibly time-intensive. The 7 standardized reasons should reduce the time involved and provide ample information for the Secretariat to in turn provide to workshop proponents. The text box will remain available if we want to provide personalized comments.</div><div><br></div><div>I also see general consensus in favour of Flavio's suggestion to add a "merger" tickbox on the evaluation sheet, that will not factor into the workshop score. It is for us to mark proposals if we believe that they are good merger candidates, and discuss why in person at the meeting.</div><div><br></div><div>In terms of mergers, thank you to all for your general thoughts and concerns, sharing your past experiences, and to those who have shared possible solutions. In terms of the latter, Avri, I really liked your proposal to invite people who are interested in merging with others to self-organise right now, before grading, but given that discussions on the MAG take time to find consensus, I'm not sure if we have sufficient time before the grades are due.</div><div><br></div><div>I propose that the Secretariat implement the technical changes necessary for the workshop evaluation sheets (i.e. adding the standardized reasons and the merger tickbox), and that, before the MAG meeting, we develop lightweight merger criteria, recognising that:</div><div><ul><li>if two groups are <i>asked</i> to merge, then either the Secretariat or a 2-MAG member team must assist the discussion Imbalances between groups, as the Chair and others have pointed out, sometimes means that a guiding hand is necessary;</li><li>if two groups <i>want</i> to merge on their own accord, then they should be able to signal their willingness and interest to the MAG before the meeting; and, </li><li>as Mark succinctly stated, mergers should occur based upon: </li><ul><li>1) obvious similarity with other proposal(s) - or </li><li>2) having inherent merit but also weakness(es) that would be addressed through merging with another similar but stronger proposal.</li></ul></ul><div>Above all, because this is a discussion in process, the "merger" question should not figure into our workshop scoring. I think that's rather important to make clear.</div></div><div><br></div><div>Sincerely,</div><div>Susan</div><div><br></div><div><br></div><div><br></div><div><br></div></div><div class="gmail_extra"><span><br clear="all"><div><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><br><br>Susan Chalmers<br>susan@chalmers.associates<br><br><span style="color:rgb(68,68,68)"><b>CHALMERS</b> & ASSOCIATES</span><br><a href="http://chalmers.associates" target="_blank">http://chalmers.associates</a></div></div></div></div></div>
<br></span><div><div><div class="gmail_quote">On Wed, Apr 15, 2015 at 9:59 PM, Makane Faye <span dir="ltr"><<a href="mailto:fmakane@gmail.com" target="_blank">fmakane@gmail.com</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div><div><div>Dear Colleagues,<br></div><br></div>The evaluation is not easy and will be further complicated if we want to add comments on how to improve submissions on the low scorers. This will also take a big amount of time.<br><br>What we did last year was to provide a justification to low scorers on why the project was not selected. We also had decided to provide mentoring to submissioners who needed support and requested for it to have a better chance for next IGF(s).<br><br></div>On merger issues we need to take into account what Janis, Subhi and Mark have said and come up with a mid way proposal. During the past 2 IGFs, most of the recommendations for merger were not accepted by the workshop organizers, hence we need to come with a more subtile way of requesting for mergers independently from the scores of workshops.<br><div class="gmail_extra"><br clear="all"><div><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><span><p><span>Best regards,<br>
</span></p><p>----------------<br></p>

<p><span>Makane Faye (Mr.) 
<br>
Chief, Knowledge Services Section  --- <br>
United Nations Economic Commission for Africa (ECA) ---<br>
Limpopo Building ---<br>P.O. Box 3001</span><span> Addis Ababa, Ethiopia</span><span> ---<br>
Tel: <a href="tel:%2B251%2011%205443563" value="+251115443563" target="_blank">+251 11 5443563</a>; Ext. 33563 // Fax: <a href="tel:%2B251%2011%205514416" value="+251115514416" target="_blank">+251 11 5514416</a> / +251 11 54411458 ---<br>
Email: </span><span lang="FR"><a href="mailto:mfaye@uneca.org" target="_blank"><span style="color:windowtext;text-decoration:none" lang="EN-US">mfaye@uneca.org</span></a></span><span>; </span><span lang="FR"><a href="mailto:faymakane@gmail.com" target="_blank"><span style="color:windowtext;text-decoration:none" lang="EN-US">faymakane@gmail.com</span></a></span><span lang="FR"> ---<br>
<a href="http://facebook.com/makane.faye.eca" target="_blank">http://facebook.com/makane.faye.eca</a> // twitter: @makaneeca // Skype:
makaneaddis <br></span></p>

<p><span lang="FR">Makane Faye (M.) 
<br>
Chef de la Section des Connaissances --- <br>
Commission Economique des Nations Unies pour l’Afrique (CEA) ---<br>Bâtiment Limpopo ---<br>
BP. 3001 Addis Abeba, Ethiopie ---<br>Tel: <a href="tel:%2B251%2011%205443563" value="+251115443563" target="_blank">+251 11 5443563</a>; Ext. 33563 // Fax: +251
11 5514416 / +251 11 54411458 ---<br>
Courriel: <a href="mailto:mfaye@uneca.org" target="_blank"><span style="color:windowtext;text-decoration:none">mfaye@uneca.org</span></a>; <a href="mailto:faymakane@gmail.com" target="_blank"><span style="color:windowtext;text-decoration:none">faymakane@gmail.com</span></a> ---<br>
<a href="http://facebook.com/makane.faye.eca" target="_blank">http://facebook.com/makane.faye.eca</a> // twitter: @makaneeca // Skype:
makaneaddis</span></p><p><span lang="FR"> </span></p></span><p><span> </span></p>

<p><span></span></p>

</div></div></div></div></div></div></div></div></div><div><div>
<br><div class="gmail_quote">On Wed, Apr 15, 2015 at 12:18 PM, Mark Carvell <span dir="ltr"><<a href="mailto:mark.carvell@culture.gov.uk" target="_blank">mark.carvell@culture.gov.uk</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div style="font-family:arial,helvetica,sans-serif">Marilyn</div><div style="font-family:arial,helvetica,sans-serif"><br></div><div style="font-family:arial,helvetica,sans-serif">I think you're right: need to retain a flexible and pragmatic approach - while also not bending over backwards to be generous and keeping the MAG's and the Secretariat's workload under control! </div><div style="font-family:arial,helvetica,sans-serif"><br></div><div style="font-family:arial,helvetica,sans-serif">I said on the call yesterday that I would not find it easy to differentiate between the negative scores in the range of 1-3 in the list in Susan's e-mail. From my experience last year, there were obvious cases of failure to meet essential IGF criteria so rejection in those cases was clear (need to provide feedback so they learn for next year). I think "3.Borderline" and "4. could be accepted" seem to me also to be difficult to differentiate as scores - what exactly is the difference? I would prefer an approach along the lines of </div><div style="font-family:arial,helvetica,sans-serif">1. Rejection due to failure by applicant to meet all essential criteria and nothing to be gained by trying to fix the proposal - ACTION: Secretariat provides feedback on reasons for rejection;  </div><div style="font-family:arial,helvetica,sans-serif">2. Merger candidate due to i. obvious similarity with other proposal(s) - or ii) having inherent merit but also weakness(es) that would be addressed through merging with another similar but stronger proposal - ACTION:  MAG-led dialogue with all applicants involved in mergers to help resolve;  </div><div style="font-family:arial,helvetica,sans-serif">3. Acceptable on topic/substance/potential contribution to IGF outputs but conditional on improvements - e.g. achieving geo-diversity , gender balance etc in a confirmed session panel or whatever....- ACTION: Secretariat-led dialogue with applicants to resolve, prior to stage 3 face to face discussion and decision by MAG on whether to proceed to confirm acceptance; </div><div style="font-family:arial,helvetica,sans-serif">4. Accept as a robust proposal consistent with all IGF criteria.</div><div style="font-family:arial,helvetica,sans-serif"><br></div><div style="font-family:arial,helvetica,sans-serif">I think another flexibility issue is uniqueness if for example the proposal is about an emerging issue that is not covered by any other proposal, should we mark it down and reject it if it falls down on the other criteria; or should the MAG aim to work the applicants to upgrade it because of the potential value on "new" substance in particular I can't remember specific examples last year but I was very mindful of this in my evaluations: I would score uniqueness and its value for the IGF highly even if it was weak on other format and delivery criteria. </div><div style="font-family:arial,helvetica,sans-serif"><br></div><div style="font-family:arial,helvetica,sans-serif">I hope these comments and suggestions are helpful.</div><div style="font-family:arial,helvetica,sans-serif"><br></div><div style="font-family:arial,helvetica,sans-serif">best regards</div><div style="font-family:arial,helvetica,sans-serif"><br></div><div style="font-family:arial,helvetica,sans-serif">Mark</div><div style="font-family:arial,helvetica,sans-serif"><br></div><div style="font-family:arial,helvetica,sans-serif">Mark Carvell</div><div style="font-family:arial,helvetica,sans-serif">UK Government: Global Internet Governance Policy</div></div><div class="gmail_extra"><div><div><br><div class="gmail_quote">On 14 April 2015 at 15:02, Marilyn Cade <span dir="ltr"><<a href="mailto:marilynscade@hotmail.com" target="_blank">marilynscade@hotmail.com</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">


<div><div dir="ltr"><div><br></div><div><div>This does not show the flexibility that the MAG should convey.  When the Secretariat publishes this , in the MAG's name, you are saying 1, and it has your name on it, as a MAG member.
    </div><div><br></div><div>This is unfair and unkind to the submitter.</div><div><br></div><div>Let's show a little compassion and a little innovation in the rating.</div><div><br></div><div>1) proposal does not meet [name the criteria] e.g. not linked to the sub themes, lacks geo diversity</div><div>2) proposal does not meet [name the criteria]</div><div>2.5) Proposal has potential, should be merged with other proposals [ offer guidance on which category]</div><div>3) Improvements in S, Y, A will enable acceptance, that may include merging...</div><div>4) Small changes needed - specify what those are</div><div>5) Approved</div><div><br></div><div><br></div>
    <blockquote>
      <div dir="ltr">Dear MAG colleagues,
        <div><br>
        </div>
        <div>Based upon input from the last virtual meeting, how do the
          following grading scale descriptions sit with everyone?</div>
        <div><font face="sans-serif" size="2"><br>
          </font></div>
        <div><font face="sans-serif" size="2">1 = proposal has serious
            problems</font><br style="font-size:12.8000001907349px">
          <span style="font-family:sans-serif">2 = should not be
            accepted</span><br style="font-size:12.8000001907349px">
          <font face="sans-serif" size="2">(2.5 = should be merged with
            another)</font></div>
        <div><span style="font-family:sans-serif">3 = borderline</span><font face="sans-serif" size="2"><br>
          </font></div>
        <div><span style="font-family:sans-serif">4 = could be accepted</span><span style="font-family:sans-serif"><br>
          </span></div>
        <div><span style="font-family:sans-serif">5 = must be accepted</span><br>
        </div>
        <div><br>
        </div>
        <div>Please don't hesitate to share your thoughts.</div>
        <div><br>
        </div>
        <div>Sincerely,</div>
        <div>Susan</div>
        <div><br>
          <div>
            <div>
              <div dir="ltr">
                <div>
                  <div dir="ltr"><br>
                    Susan Chalmers<br>
                    <a href="mailto:susan@chalmers.associates" target="_blank">susan@chalmers.associates</a><br>
                    <br>
                    <span style="color:rgb(68,68,68)"><b>CHALMERS</b>
                      & ASSOCIATES</span><br>
                    <a href="http://chalmers.associates" target="_blank">http://chalmers.associates</a></div>
                </div>
              </div>
            </div>
          </div>
        </div>
      </div>
      <br>
      <fieldset></fieldset>
      <br>
      <pre>_______________________________________________
Igfmaglist mailing list
<a href="mailto:Igfmaglist@intgovforum.org" target="_blank">Igfmaglist@intgovforum.org</a>
<a href="http://intgovforum.org/mailman/listinfo/igfmaglist_intgovforum.org" target="_blank">http://intgovforum.org/mailman/listinfo/igfmaglist_intgovforum.org</a>
</pre>
    </blockquote>
    <br>
  

<br>_______________________________________________
Igfmaglist mailing list
<a href="mailto:Igfmaglist@intgovforum.org" target="_blank">Igfmaglist@intgovforum.org</a>
<a href="http://intgovforum.org/mailman/listinfo/igfmaglist_intgovforum.org" target="_blank">http://intgovforum.org/mailman/listinfo/igfmaglist_intgovforum.org</a></div>                                           </div></div>
<br>_______________________________________________<br>
Igfmaglist mailing list<br>
<a href="mailto:Igfmaglist@intgovforum.org" target="_blank">Igfmaglist@intgovforum.org</a><br>
<a href="http://intgovforum.org/mailman/listinfo/igfmaglist_intgovforum.org" target="_blank">http://intgovforum.org/mailman/listinfo/igfmaglist_intgovforum.org</a><br>
<br></blockquote></div><br><br clear="all"><div><br></div></div></div><span><font color="#888888">-- <br><div><div dir="ltr">Mark Carvell<div>Global Internet Governance Policy</div><div>Department for Culture, Media and Sport</div><div><a href="mailto:mark.carvell@culture.gov.uk" target="_blank">mark.carvell@culture.gov.uk</a></div><div>tel <a href="tel:%2B44%20%280%29%2020%207211%206062" value="+442072116062" target="_blank">+44 (0) 20 7211 6062</a></div></div></div>
</font></span></div>
<br>_______________________________________________<br>
Igfmaglist mailing list<br>
<a href="mailto:Igfmaglist@intgovforum.org" target="_blank">Igfmaglist@intgovforum.org</a><br>
<a href="http://intgovforum.org/mailman/listinfo/igfmaglist_intgovforum.org" target="_blank">http://intgovforum.org/mailman/listinfo/igfmaglist_intgovforum.org</a><br>
<br></blockquote></div><br></div></div></div></div>
<br>_______________________________________________<br>
Igfmaglist mailing list<br>
<a href="mailto:Igfmaglist@intgovforum.org" target="_blank">Igfmaglist@intgovforum.org</a><br>
<a href="http://intgovforum.org/mailman/listinfo/igfmaglist_intgovforum.org" target="_blank">http://intgovforum.org/mailman/listinfo/igfmaglist_intgovforum.org</a><br>
<br></blockquote></div><br></div></div></div>
<br>_______________________________________________<br>
Igfmaglist mailing list<br>
<a href="mailto:Igfmaglist@intgovforum.org" target="_blank">Igfmaglist@intgovforum.org</a><br>
<a href="http://intgovforum.org/mailman/listinfo/igfmaglist_intgovforum.org" target="_blank">http://intgovforum.org/mailman/listinfo/igfmaglist_intgovforum.org</a><br>
<br></blockquote></div><br></div></div></div>
</blockquote></div><br></div>